こんにちは。
自称 マンガが描けるエンジニアのキングこと澁田です！
今回は仕事をしている上で起きがちな問題とそれを防ぐアドバイスを自作マンガを通じて紹介したいと思います。
このようなケースを経験したことはありませんか？
社会人にとって、部署の異動や退職で業務の引き継ぎをしなければならない場面は、珍しくないと思います。
ですが、自分が理解していることを他人が理解できるように説明することは難しく、限られた時間の中で多くのことを引き継がなくてはならない為、引き継ぎの内容が繁雑になり後任者にとってはわからないことだらけのまま前任者が去ってしまう ということはよくある話だと思います。
では、後任者が困らないようにするにはどのように引き継ぎをしたらいいのか。
引き継ぎの際のポイントを紹介します。
＜其の一＞ 後々に見直せる説明書を作成すべし。
業務の内容を実際に行って見せて言葉で説明するのは無難な方法ですが、それでは後任者が後に困る可能性が高いといえます。
なぜなら、人間の記憶は個人差はあれど、20分経過すると覚えた内容の42%を忘れ、1時間経過すると覚えた内容の56%を忘れ、1日が経過すると覚えた内容の74%を忘れる と言われています。
たくさんの情報をたった一度、言葉で説明されて100%覚えるなんて難しいですよね。
「メモをとれば良いのでは？」と思うかもしれませんが、物事の全容を理解していない人が話を聞きながらとるメモは、どうしても断片的になり質が低くなりがちです。
そのため、全容を把握している前任者が説明書となる資料を作ることがポイントです。
＜其の二＞ 引き継いだ内容をすぐに取り組んでもらうべし。
実際に資料を用意し、後任者に引き継ぎの説明を行ったとして、果たして後任者が問題なく業務に取り組むことが出来るのでしょうか。
作成した資料の通りに業務に取り組んで、問題なく仕事を進められるぐらい精度の高い資料なら申し分ないですが、自分が当たり前のように理解している事柄は、説明から漏れてしまったり簡略化してしまいがちです。
後任者にとって、教わってしばらくは「何がわからないのか、わからない」状態です。
その為、引き継いだ仕事は実際に行ってもらい、理解度を確認するのが最善だと思います。
こうすることで引き継ぎのおさらいや、資料の漏れに気づくことができます。
＜其の三＞ 問題が発生すること見据えて対処方を残すべし。
これまでの工程で、抜け漏れが少なく後任者が理解しやすい引き継ぎが行えたのではないかと思います。
ただ、後任者が操作を誤ってしまった場合などで説明書通りに作業を進めては解決できない問題が発生するかもしれません。
どのように対応すれば問題を解決できるのかなど、あらゆるアクシデントを見越して、困ったときの対処法も引き継ぎ資料に加えておくと、より親切だと思います。
おわりに…… Y’sの皆へ 〜引き継ぎのすヽめ〜
引き継ぎというのは、誰かが退職するときだけに発生することではありません。プロジェクトのアサインが変更になるときや、途中参加するときなど、意外にも引き継ぎの機会は転がっているものです。
仕事を引き継ぐ場合、後任者の立場に立って教えなければなりません。自分にとっての当たり前は、決して他人にとっての当たり前ではありません。「これはわかるだろう」と横着せず、誰でも理解できるように丁寧に伝えることが大切です。
引き継ぎをおざなりにしたせいで、いつか誰かが痛い目に合わないように、少しでもどなたかのご参考になれば幸いです。
かくゆう私が所属している弊社Y’s内でも、引き継ぎに課題を感じているケースをよく見かけるので、「Y’sの皆へ 〜引き継ぎのすヽめ〜」というサブタイトルを添えて、〆させていただきたいと思います。
私は普段フロントエンドエンジニアとして働いていますが、コードを書く以外にも、こうしてマンガが描けるスキルを活かしたアウトプットもたまにやっています。
自分の特技やスキルを活かしながら働ける環境をお探しの方は、ぜひ「採用お問い合わせフォーム」からお気軽にご連絡ください。
それではまた！